Polityka prywatności
Na podstawie: RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119)
I. Zawartość polityki prywatności administratora:
1. Polityka prywatności administratora zawiera informacje w odniesieniu do:
a) przetwarzania danych osobowych i innych informacji dotyczących użytkowników strony internetowej dostępnej pod adresem: https://www.initum.com.pl/ (zwanej dalej „Stroną”);
b) przetwarzania danych osobowych i innych informacji dotyczących użytkowników portalu Facebook na fanpage’u https://www.facebook.com/initumwroclaw;
c) przetwarzania danych osobowych i innych informacji dotyczących użytkowników na profilu administratora na platformie LinkedIn https://www.linkedin.com/company/pracownia-psychoterapii-i-rozwoju-initum/;
d) przetwarzania danych osobowych i innych informacji dotyczących użytkowników na platformie Instagram na profilu administratora https://www.instagram.com/psychoterapia_initum/;
e) przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji elektronicznej (e-mail);
f) przetwarzania danych osobowych w związku z kontaktem przez formularz kontaktowy online dostępny na stronie internetowej;
g) przetwarzania danych osobowych w związku z kontaktem telefonicznym;
h) przetwarzania danych osobowych subskrybentów newslettera;
i) przetwarzania danych osobowych podczas wideorozmowy (np. konsultacje/sesje online);
j) przetwarzania danych osobowych w związku z rezerwacją wizyt online;
k) w polityce zawarte są także wszystkie informacje, które osoby, których dane dotyczą, powinny otrzymać zgodnie z RODO.
2. Polityka prywatności administratora zawiera informacje o przetwarzaniu danych pozyskiwanych przez Stronę, w tym stosowania plików cookies lub innych podobnych technologii.
II. Administrator danych osobowych:
Administratorem danych osobowych jest Renata Respondek prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą INITUM Renata Respondek, ul. Kowalska 81 lok. 6, 51-424 Wrocław, NIP: 9281286569.
Z administratorem danych można się kontaktować:
1. pod adresem korespondencyjnym: ul. Kowalska 81 lok. 6, 51-424 Wrocław;
2. pod adresem poczty elektronicznej: kontakt@initum.com.pl;
3. pod numerem telefonu: (+48) 783 308 017.
III. Cele, podstawy prawne oraz czas przetwarzania danych:
a) STRONA INTERNETOWA:
Działanie Strony
1. W celu realizacji usługi Strony usługodawca przetwarza informacje dotyczące urządzenia użytkownika w celu zapewnienia poprawności działania usług: adres IP, informacje zawarte w plikach cookies lub innych podobnych technologiach, dane dotyczące sesji, dane przeglądarki internetowej, dane dotyczące urządzenia, dane dotyczące aktywności na Stronie, w tym na poszczególnych podstronach.
2. Informacje te nie zawierają danych dotyczących tożsamości użytkowników, lecz w połączeniu z innymi informacjami mogą stanowić dane osobowe i w związku z tym administrator obejmuje je pełną ochroną przysługującą na gruncie RODO.
3. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu realizacji usługi Strony oraz zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z wyrażeniem zgody na stosowanie określonych plików cookies lub innych podobnych technologii, wyrażonych przez odpowiednie ustawienia przeglądarki internetowej zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej ((Dz. U. 2024, poz. 1221 z późn. zm.).
4. Dane są przetwarzane do czasu zakończenia korzystania przez użytkownika ze Strony.
Reklamacje
1. W celu rozpatrywania reklamacji usługodawca przetwarza dane osobowe użytkowników składających reklamację, w szczególności adres e-mail, imię, nazwisko, treść reklamacji, okoliczności zdarzenia będącego przyczyną reklamacji, informacje pozyskane w toku rozpatrywania reklamacji, w tym wyjaśnienia zdarzenia będącego jej przyczyną. W toku rozpatrywania reklamacji usługodawca może przetwarzać szereg innych informacji, w tym imię i nazwisko użytkownika, informacje o korzystaniu przez użytkownika z usług, pliki cookies lub inne podobne technologie, informacje o urządzeniach.
2. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji usług i są przetwarzane przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji oraz nie dłużej niż przez 3 miesiące po zakończeniu postępowania reklamacyjnego w celach archiwizacyjnych w razie konieczności obrony przed ewentualnymi roszczeniami wobec usługodawcy zgodnie z informacją zawartą poniżej.
Postępowanie wyjaśniające, dochodzenie roszczeń
1. W przypadku podjęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego naruszenia postanowień polityki lub przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrych obyczajów, postępowania w celu dochodzenia roszczeń przez administratora lub przez innych użytkowników lub podmioty, obrony przed roszczeniami użytkowników lub innych podmiotów, administrator może przetwarzać dane osobowe określonych użytkowników do czasu zakończenia toczącego się postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń administratora względem użytkownika, który zazwyczaj wynosi 3 lata zgodnie z Kodeksem cywilnym, lecz w szczególnych przypadkach przewidzianych prawem może być dłuższy.
2. Jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń innych użytkowników, dane te mogą zostać udostępnione w tym celu innemu użytkownikowi lub podmiotowi lub uprawnionemu na mocy przepisów prawa organowi publicznemu, np. sądom, policji, prokuraturze.
3. Dane te będą wówczas przetwarzane, w tym udostępniane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa dotyczących obowiązku rozpatrywania reklamacji, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w prawnie uzasadnionym interesie administratora polegającym na dochodzeniu swoich roszczeń względem użytkownika. Prawnie uzasadniony interes administratora będzie wówczas celem nadrzędnym wobec praw i wolności usługobiorcy.
Działania marketingowe i PR administratora
Na Stronie administrator może zamieszczać informacje marketingowe o swoich produktach lub usługach. Wyświetlanie tych treści jest dokonywane przez administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem administratora polegającym na publikacji treści związanych ze świadczonymi usługami oraz treści promocyjnych akcji, w które administrator jest zaangażowany. Jednocześnie działanie to nie narusza praw i wolności użytkowników, użytkownicy spodziewają się otrzymywania treści podobnej zawartości, a czasem nawet tego oczekują lub jest to ich bezpośrednim celem wizyty na Stronie.
Pliki cookies
Strona internetowa korzysta z plików cookies własnych oraz plików cookies podmiotów trzecich.
I. Pliki Cookies własne:
1. Pliki cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie osoby odwiedzającej stronę internetową (np. na dysku twardym komputera lub innego urządzenia, w tym na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta osoba odwiedzająca Stronę).
2. Administrator może przetwarzać dane zawarte w plikach cookies podczas korzystania przez osoby odwiedzające Stronę w następujących celach:
a) zapamiętywania danych z wypełnianych formularzy dostępnych na Stronie;
b) dostosowywania zawartości Strony do indywidualnych preferencji Usługobiorcy (np. dotyczących kolorów, rozmiaru czcionki, układu strony) oraz optymalizacji korzystania ze Strony;
c) prowadzenia anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania ze Strony.
3. Zasady dot. wyrażenia zgody na stosowanie plików cookies i spełnienia obowiązków informacyjnych z tym związanych, zostały określone w art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
4. Przy pierwszej wizycie na Stronie wyświetlany jest baner, w którym użytkownik może wyrazić zgodę albo odmówić zgody na poszczególne kategorie plików cookies. Pliki cookies niezbędne do działania Strony są stosowane bez zgody. Pliki cookies analityczne (Google Analytics 4) są zapisywane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies dostępnych na Stronie.
5. Standardowo większość przeglądarek internetowych dostępnych na rynku domyślnie akceptuje zapisywanie plików cookies. Każdy ma możliwość określenia warunków korzystania z plików cookies za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej. Oznacza to, że można np. częściowo ograniczyć (np. czasowo) lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików cookies – w tym ostatnim wypadku może to mieć wpływ na niektóre funkcjonalności Strony.
6. Ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików cookies są istotne z punktu widzenia zgody na korzystanie z plików cookies przez Stronę – zgodnie z przepisami taka zgoda może być również wyrażona poprzez ustawienia przeglądarki internetowej. W braku wyrażenia takiej zgody należy odpowiednio zmienić ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików cookies.
7. Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są na poniższych stronach (wystarczy kliknąć w dany link):
5. w przeglądarce Microsoft Edge.
II. Pliki Cookies podmiotów trzecich:
Administrator korzysta z zewnętrznych narzędzi, które wykorzystują pliki cookies, takich jak:
Google Analytics 4 oraz Google reCAPTCHA, a także ze strony internetowej może nastąpić przekierowanie na serwis społecznościowy Facebook, LinkedIn, Instagram. Administrator korzysta także z zewnętrznych serwisów: ZnanyLekarz.pl, TwójPsycholog.pl, Medfile.pl oraz HaloDoctor.pl, które zapewniają ścieżkę e-rezerwacji wizyty lub formularz zapytania o termin wizyty, dostęp do kalendarza oraz innych rozwiązań.
Google Analytics 4
Google Analytics jest zewnętrznym narzędziem analitycznym dostarczanym przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Administrator korzysta na swojej stronie internetowej z narzędzia Google Analytics 4, które służy do analizowania ruchu na stronie i pozyskiwania statystyk dotyczących sposobu korzystania z serwisu przez użytkowników.
W ramach działania tego narzędzia w przeglądarce użytkownika zapisywane są pliki cookies, które umożliwiają gromadzenie anonimowych informacji, takich jak: liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, źródła ruchu, typ urządzenia, lokalizacja przybliżona do regionu oraz sposób poruszania się po witrynie. Dane te nie pozwalają na bezpośrednią identyfikację użytkownika i są wykorzystywane wyłącznie w celu optymalizacji funkcjonowania serwisu oraz poprawy doświadczenia użytkownika.
Google może również przetwarzać te dane jako podmiot przetwarzający w ramach swojej polityki prywatności. Więcej informacji na temat sposobu działania Google Analytics 4 oraz zarządzania danymi można znaleźć pod adresem: https://support.google.com/analytics/answer/12017362.
Użytkownik może zrezygnować z gromadzenia danych przez Google Analytics poprzez zmianę ustawień przeglądarki lub instalację dodatku blokującego dostęp: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
Google reCAPTCHA
W celu ochrony formularza kontaktowego przed spamem i nadużyciami (np. automatycznymi zgłoszeniami wysyłanymi przez boty) administrator korzysta z narzędzia Google reCAPTCHA v3, dostarczanego przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia.
Narzędzie analizuje sposób korzystania ze Strony (np. adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, ruchy kursora, czas spędzony na stronie) i na tej podstawie ocenia, czy formularz wypełnia człowiek. W tym celu w przeglądarce użytkownika może zostać zapisany niezbędny plik cookie (_GRECAPTCHA).
Dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa Strony i ochronie przed spamem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
Obowiązują przy tym Polityka prywatności oraz Warunki korzystania z usług Google.
Narzędzia społecznościowe
Na stronie internetowej po kliknięciu przez użytkownika w ikonę odpowiedniego portalu społecznościowego, może nastąpić przekierowanie do: Facebook, LinkedIn lub Instagram, co oznacza, że w przeglądarce użytkownika zostanie nawiązane połączenie z tym serwisem. Informacje, które uzyskuje serwis, gdy osoba jest do niego zalogowana lub nie posiada na nim konta to: wyświetlenie strony internetowej w jej przeglądarce oraz jej adres IP. Informacje takie są przesyłane i przechowywane na serwerze właściciela danego serwisu. W przypadku zalogowania do odpowiedniego serwisu, zbierane i przetwarzane są dane osobowe na zasadach opisanych w Politykach Prywatności tych serwisów.
Zobacz, jak kwestie związane z ochroną prywatności zostały uregulowane w:
a) Facebook: https://pl-pl.facebook.com/privacy/explanation;
b) LinkedIn: https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy;
c) Instagram: https://www.facebook.com/help/instagram/155833707900388.
ZnanyLekarz.pl
Kwestie związane z ochroną prywatności i bezpieczeństwem, a także z wykorzystywanymi przez serwis ZnanyLekarz.pl plikami cookies zostały uregulowane w Polityce prywatności i plików cookies, dostępnej pod adresem: https://www.znanylekarz.pl/polityka-prywatnosci-pacjentow.
TwójPsycholog.pl
Kwestie związane z ochroną prywatności i bezpieczeństwem, a także z wykorzystywanymi przez serwis TwójPsycholog.pl plikami cookies zostały uregulowane w Polityce prywatności i plików cookies, dostępnej pod adresem: https://twojpsycholog.pl/polityka-prywatnosci.
Medfile.pl i HaloDoctor.pl
Serwisy Medfile.pl i HaloDoctor.pl prowadzi BioStat Sp. z o.o., ul. Kowalczyka 17, 44-206 Rybnik. Kwestie związane z ochroną prywatności i bezpieczeństwem, a także z wykorzystywanymi przez te serwisy plikami cookies zostały uregulowane w informacji o przetwarzaniu danych osobowych dostępnej pod adresem: https://www.halodoctor.pl/dane-osobowe.
b) FANPAGE NA FACEBOOKU:
Prowadzenie fanpage
1. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników w celu umożliwienia im korzystania z fanpage’a. Administrator posiada informacje o:
a) polubieniu fanpage’a,
b) aktywności na fanpage’u,
c) treści komentarzy i postów zamieszczanych przez użytkowników.
2. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji usług.
Postępowanie wyjaśniające, dochodzenie roszczeń
1. W przypadku podjęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego naruszenia postanowień polityki lub przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrych obyczajów, postępowania w celu dochodzenia roszczeń przez administratora lub przez innych użytkowników lub podmiotów, obrony przed roszczeniami użytkowników lub innych podmiotów, administrator może przetwarzać dane osobowe określonych użytkowników do czasu zakończenia toczącego się postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń administratora względem użytkownika, który zazwyczaj wynosi 3 lata zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, lecz w szczególnych przypadkach przewidzianych prawem może być dłuższy.
2. Jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń innych użytkowników, dane te mogą zostać udostępnione w tym celu innemu użytkownikowi lub podmiotowi lub uprawnionemu na mocy przepisów prawa organowi publicznemu, np. sądom, policji, prokuraturze.
3. Dane te będą wówczas przetwarzane, w tym udostępniane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa dotyczących obowiązku rozpatrywania reklamacji, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w prawnie uzasadnionym interesie administratora polegającym na dochodzeniu swoich roszczeń względem użytkownika. Prawnie uzasadniony interes administratora będzie wówczas celem nadrzędnym wobec praw i wolności usługobiorcy.
Działania marketingowe i PR administratora
1. Na fanpage’u administrator może zamieszczać informacje marketingowe o swoich produktach, usługach lub eventach, które organizuje lub w których bierze udział.
2. Wyświetlanie tych treści jest dokonywane przez administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem administratora polegającym na własnych działaniach marketingowych. Jednocześnie działanie to nie narusza praw i wolności użytkowników, którzy spodziewają się otrzymywania treści podobnej zawartości, a czasem nawet tego oczekują, w szczególności ze względu na specyfikę działania Facebooka.
c) PROFIL FIRMOWY NA LINKEDIN:
1. Administrator prowadzi oficjalny profil firmowy na platformie LinkedIn, udostępnianej przez LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland. Korzystanie z profilu może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych użytkowników odwiedzających lub wchodzących w interakcję z profilem.
2. Administrator posiada informacje dotyczące aktywności użytkowników na profilu, takie jak:
a) obserwowanie (follow) profilu,
b) reakcje na posty publikowane przez administratora (np. „polecenia”, komentarze, udostępnienia),
c) treści zamieszczane przez użytkowników w komentarzach lub wiadomościach prywatnych,
d) statystyki udostępniane przez LinkedIn dotyczące zasięgu, zaangażowania i wyników publikacji (dane zanonimizowane).
3. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu umożliwienia użytkownikom korzystania z funkcjonalności profilu oraz zapewnienia prawidłowej komunikacji administratora z użytkownikami.
Postępowanie wyjaśniające, dochodzenie roszczeń
1. Jeżeli wykorzystanie platformy LinkedIn doprowadzi do naruszenia postanowień polityki, zasad współżycia społecznego, dobrych obyczajów lub przepisów prawa, administrator może przetwarzać dane użytkowników w celu prowadzenia postępowania wyjaśniającego lub dochodzenia roszczeń.
2. Dane te mogą być przetwarzane przez czas trwania postępowania oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego).
3. W przypadkach przewidzianych prawem dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, takim jak policja, sądy czy prokuratura.
4. Przetwarzanie danych następuje zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionym interesem administratora polegającym na dochodzeniu lub obronie roszczeń.
Działania marketingowe i PR administratora
1. Za pośrednictwem profilu firmowego na LinkedIn administrator może zamieszczać treści marketingowe i informacyjne dotyczące swojej działalności, produktów, usług, wydarzeń oraz projektów.
2. Publikowanie i wyświetlanie tych treści odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na prowadzeniu działań marketingowych oraz budowaniu wizerunku.
3. Działania te nie naruszają praw i wolności użytkowników, ponieważ charakter platformy LinkedIn pozwala oczekiwać treści o charakterze zawodowym i biznesowym.
d) PROFIL FIRMOWY NA INSTAGRAMIE:
Prowadzenie profilu
1. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników w celu umożliwienia im korzystania z jego profilu firmowego na Instagramie. Administrator posiada informacje o:
a) osobach obserwujących jego profil,
b) polubieniach,
c) wyświetleniach na Instagram stories,
d) aktywności użytkowników,
e) wysyłanych wiadomościach,
f) treści komentarzy zamieszczanych przez użytkowników.
3. Dane te są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji usług.
Realizacja kontaktu z użytkownikami
1. W celu umożliwienia kontaktu administratora z użytkownikiem, administrator przetwarza informacje dotyczące osób kontaktujących się z administratorem za pośrednictwem wiadomości wysyłanych przez Instagram, w szczególności imię i nazwisko lub nazwę użytkownika na serwisie Instagram, treść korespondencji (wiadomości, wątków). Wiadomości nie są przechowywane przez administratora w innych miejscach niż Instagram.
2. Dane są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w prawnie uzasadnionym interesie administratora i użytkowników, polegającym na konieczności zapewnienia kontaktu pomiędzy użytkownikami a administratorem, a przetwarzanie tych danych nie narusza praw i wolności użytkowników.
3. Treść korespondencji jest przechowywana wyłącznie w serwisie Instagram, na zasadach określonych przez jego dostawcę (Meta Platforms Ireland Limited), do czasu usunięcia wiadomości lub konwersacji przez użytkownika albo administratora bądź do usunięcia konta. Jeżeli korespondencja będzie potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, może być przechowywana do upływu terminu ich przedawnienia.
Postępowanie wyjaśniające, dochodzenie roszczeń
1. W przypadku podjęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego naruszenia postanowień polityki lub przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrych obyczajów, postępowania w celu dochodzenia roszczeń przez administratora lub przez innych użytkowników lub podmiotów, obrony przed roszczeniami użytkowników lub innych podmiotów, administrator może przetwarzać dane osobowe określonych użytkowników do czasu zakończenia toczącego się postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń administratora względem użytkownika, który zazwyczaj wynosi 3 lata zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, lecz w szczególnych przypadkach przewidzianych prawem może być dłuższy.
2. Jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń innych użytkowników, dane te mogą zostać udostępnione w tym celu innemu użytkownikowi lub podmiotowi lub uprawnionemu na mocy przepisów prawa organowi publicznemu, np. sądom, policji, prokuraturze.
3. Dane te będą wówczas przetwarzane, w tym udostępniane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa dotyczących obowiązku rozpatrywania reklamacji, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w prawnie uzasadnionym interesie administratora polegającym na dochodzeniu swoich roszczeń względem użytkownika. Prawnie uzasadniony interes administratora będzie wówczas celem nadrzędnym wobec praw i wolności usługobiorcy.
Działania marketingowe i PR administratora
1. Na profilu Instagram, administrator może zamieszczać informacje marketingowe o swoich produktach, usługach lub eventach, które organizuje lub w których bierze udział.
2. Wyświetlanie tych treści jest dokonywane przez administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem administratora polegającym na własnych działaniach marketingowych. Jednocześnie działanie to nie narusza praw i wolności użytkowników, którzy spodziewają się otrzymywania treści podobnej zawartości, a czasem nawet tego oczekują, w szczególności ze względu na specyfikę działania Instagrama.
e) KORESPONDENCJA ELEKTRONICZNA (E-MAIL):
1. Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:
a) umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami;
b) dokumentowania ustaleń dokonywanych z osobami kontaktującymi się przez e-mail;
c) przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej;
d) ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.
2. Korespondencję przechowujemy przez czas niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie ją usuwamy. Dłużej przechowujemy wyłącznie te wiadomości, które są potrzebne do wykazania zgód lub oświadczeń albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminu ich przedawnienia, zgodnie z Kodeksem cywilnym.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w korespondencji e-mailowej jest:
1. prawnie uzasadniony interes administratora danych oraz nadawców wiadomości elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – wobec korespondencji incydentalnej, polegający na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem;
2. dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające – jeżeli nadawca wiadomości poprosi o udzielenie informacji dot. usług lub produktów, odpowiedź udzielona nadawcy będzie zawierać żądane przez nadawcę informacje, a wysłanie zapytania będzie oznaczało zgodę na przesłanie nadawcy przez administratora informacji handlowych na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej); wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie bez podawania przyczyny, lecz informacje handlowe wysłane po wysłaniu zapytania o nie, a przed cofnięciem zgody, będą wysłane zgodnie z prawem; cofnięcie zgody może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi na zadane pytanie;
3. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z kodeksem cywilnym (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO).
f) FORMULARZ KONTAKTOWY ONLINE
1. Dane osobowe jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz treść wiadomości są przetwarzane przez czas niezbędny do załatwienia sprawy użytkownika, w tym do przesłania informacji o wybranych usługach, o które użytkownik zapytał, a następnie są usuwane. Dłużej przechowywane są wyłącznie wiadomości potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminu ich przedawnienia.
2. Dane te będą wówczas przetwarzane w celu realizacji usługi formularza kontaktowego online świadczonej drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
3. W zakresie przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną dane będą przetwarzane na podstawie zgody wyrażonej przez wyraźne działania potwierdzające (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO), polegające na uzupełnieniu odpowiedniego pola do wpisania adresu e-mail/numeru telefonu.
g) KONTAKT TELEFONICZNY:
1. Administrator przetwarza informacje o numerze telefonu w celu kontaktu z klientami/pacjentami, potencjalnymi klientami/pacjentami oraz innymi osobami kontaktującymi się za pomocą numerów telefonu udostępnionego przez administratora do realizacji tego celu.
2. Administrator w zależności od sytuacji, w szczególności, gdy posiada już inne dane osoby dzwoniącej oraz w jakiej sprawie osoba dzwoni, przetwarza dane osobowe również w innych, uzgodnionych każdorazowo i indywidulanie celach, które są znane osobie dzwoniącej lub oddzielnie informuje o tym osobę, której dane dotyczą.
3. Przetwarzanie numerów telefonu oraz innych danych osobowych związanych z tą czynnością następuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez czas niezbędny do realizacji celów związanych z takim kontaktem, a w szczególności oczekiwanych przez osobę kontaktującą się.
h) NEWSLETTER:
1. Administrator przetwarza adresy e-mail subskrybentów newslettera w celu realizacji zamówionej usługi newslettera, świadczonej drogą elektroniczną. Administrator przetwarza dane:
a) podany adres e-mail,
b) ewentualnie imię i nazwisko,
c) datę przystąpienia do subskrypcji,
d) informacje o wysyłce newsletterów.
2. Ponadto administrator przetwarza adresy e-mail podane do świadczenia usługi newslettera również do realizacji usługi zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności.
3. Newsletter jest wysyłany z wykorzystaniem narzędzia MailerLite. Jego dostawca (MailerLite, Inc., San Francisco, USA) przetwarza dane subskrybentów na zlecenie administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej, a ewentualne przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Każda wiadomość zawiera link „Anuluj subskrypcję”, który pozwala w każdej chwili wypisać się z newslettera.
4. Dane są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji usługi newslettera. Natomiast zgoda na otrzymywanie wiadomości w celu realizacji usługi newslettera oraz na informowanie o promocjach i ofertach, jest wyrażana na podstawie art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
Reklamacje
1. W celu rozpatrywania reklamacji usługodawca przetwarza dane osobowe subskrybentów składających reklamacje, w szczególności: adres e-mail, imię i nazwisko, treść reklamacji, okoliczności zdarzenia będącego przyczyną reklamacji, informacje pozyskane w toku rozpatrywania reklamacji, w tym wyjaśnienia zdarzenia będącego jej przyczyną. W toku rozpatrywania reklamacji usługodawca może przetwarzać szereg innych informacji, w tym imię i nazwisko użytkownika, informacje o korzystaniu przez subskrybentów z usługi newsletter, pliki cookies lub inne podobne technologie, informacje o urządzeniach.
2. Dane są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa dotyczących obowiązku rozpatrywania reklamacji, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji oraz nie dłużej niż przez rok po zakończeniu postępowania reklamacyjnego w celach archiwizacyjnych zgodnie z ustawą o rachunkowości w razie konieczności obrony przed ewentualnymi roszczeniami wobec usługodawcy zgodnie z informacją zawartą poniżej.
Postępowanie wyjaśniające, dochodzenie roszczeń
1. W przypadku podjęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego naruszenia postanowień niniejszej Polityki lub przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrych obyczajów, administrator może przetwarzać dane osobowe określonych subskrybentów do czasu zakończenia toczącego się postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń administratora względem subskrybenta, który zazwyczaj wynosi 3 lata, ale w szczególnych przypadkach przewidzianych prawem może być dłuższy.
2. Dane te będą wówczas przetwarzane, w tym udostępniane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. w prawnie uzasadnionym interesie administratora polegającym na dochodzeniu swoich roszczeń względem użytkownika. Prawnie uzasadniony interes administratora będzie wówczas celem nadrzędnym wobec praw i wolności subskrybenta.
i) WIDEOROZMOWA:
1. Dane osobowe klienta w celu przeprowadzenia wideorozmowy w związku z konsultacją/sesją będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarta przez klienta umowa o świadczenie usług). Z kolei wizerunek klienta będzie przetwarzany na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażonej poprzez świadome działanie, jakim jest włączenie kamery i udostępnienie administratorowi swojego wizerunku.
2. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji usługi na rzecz klienta, a w przypadku dobrowolnie wyrażonej zgody do czasu jej cofnięcia. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie realizowane przed jej wycofaniem.
3. Informacje o zasadach związanych z bezpieczeństwem danych osobowych i prywatnością gwarantowanych w ramach platformy internetowej wykorzystywanej do wideorozmowy są udostępniane przez dostawców tej usługi.
j) REZERWACJA WIZYT ONLINE:
1. Wizytę można umówić za pośrednictwem widżetów rezerwacji serwisów TwójPsycholog.pl i ZnanyLekarz.pl dostępnych na Stronie, bezpośrednio w serwisach ZnanyLekarz.pl, TwójPsycholog.pl, Medfile.pl i HaloDoctor.pl, a także kontaktując się z administratorem przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon – wówczas wizytę umawia administrator. Administratorem danych osób umawiających wizytę w INITUM jest administrator wskazany w pkt II.
2. Administrator przetwarza w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrany termin, rodzaj usługi i specjalistę, a także informacje przekazane w zgłoszeniu, w tym informacje o powodzie wizyty. Informacje dotyczące stanu zdrowia przekazane przy rezerwacji są przetwarzane na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), wyłącznie w celu umówienia i przygotowania wizyty.
3. Dane są przetwarzane w celu umówienia i obsługi wizyty oraz kontaktu w jej sprawie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) przez czas korzystania z usług, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
4. Do prowadzenia kalendarza wizyt i bazy klientów administrator korzysta z systemów TwójPsycholog.pl (TwójPsycholog sp. z o.o.) i ZnanyLekarz.pl (ZnanyLekarz sp. z o.o.), które przetwarzają dane na zlecenie administratora na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
5. Jeżeli użytkownik zakłada konto w którymś z tych serwisów lub korzysta z niego samodzielnie, serwis jest w tym zakresie odrębnym administratorem jego danych, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.
IV. Odbiorcy danych użytkowników:
Administrator ujawnia dane osobowe użytkowników wyłącznie podmiotom przetwarzającym na mocy zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu realizacji usług na rzecz administratora, np. hostingu i obsługi Strony, usługi IT, usług marketingowych, obsługi poczty elektronicznej, płatności elektronicznych, dostawcom systemów rezerwacji i obsługi wizyt, dostawcy platformy do przeprowadzania wideorozmów, usług doradczych.
V. Przesyłanie danych osobowych do państw trzecich:
Dane osobowe będą przetwarzane w państwach trzecich tylko w niezbędnym zakresie w celu realizacji usług Administratora oraz nastąpi to z zachowaniem określonych środków (tj. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony wydanej przez Komisję UE lub na podstawie stosownych gwarancji, art. 44 i nast. RODO).
VI. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą:
1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:
a) do informacji o przetwarzaniu danych – administrator przekazuje osobie zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych osobowych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych osobowych (po zakończeniu okresu przechowywania);
b) prawo do uzyskania kopii danych – administrator przekazuje osobie zgłaszającej żądanie kopię danych osobowych, które jej dotyczą;
c) prawo do sprostowania danych – administrator usuwa na żądanie ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełnia je, jeśli nie są kompletne;
d) prawo do usunięcia danych – administrator na żądanie usuwa albo anonimizuje dane osobowe, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
e) prawo do ograniczenia przetwarzania danych – administrator na żądanie zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które osoba, które dane są przetwarzane wyraziła zgodę – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętym okres przechowywania danych osobowych lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
f) prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, administrator na żądanie wydaje dane osobowe dostarczone przez osobę, której dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych osobowych przez komputer;
g) prawo sprzeciwu (w tym w celach marketingowych) – osoba, której dane osobowe są przetwarzane może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora;
h) prawo wycofania zgody – w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.
2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.
VII. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z którym można kontaktować się w następujący sposób:
1. listownie: dane dostępne na stronie internetowej UODO,
2. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
3. telefonicznie: (22) 531 03 00.
VIII. Zmiana polityki prywatności:
1. Polityka prywatności może być uzupełniona lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji użytkownikom dotyczącej ich danych osobowych i informacji o nich. O wszelkich zmianach polityki prywatności użytkownicy zostaną poinformowani na Stronie administratora.
2. Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od dnia jej zamieszczenia na stronie internetowej.
3. Data publikacji: 10.10.2026 r.